Erste KI-Automatisierung im Planungsbüro: Drei Prozesse für den Start

Drei Auswahlkriterien. Ein wiederkehrender Ablauf. Eine fachliche Prüfung vor der Übergabe.

Mehr braucht ein erster KI-Einsatz im Büro nicht.

Die Datenschutzkonferenz nennt Auswahl, Implementierung und Nutzung von KI-Anwendungen ausdrücklich als Themen für Verantwortliche. Datenschutz und der konkrete Einsatzzweck gehören vor die Nutzung. [1]

Kurz gesagt

• Ein guter erster KI-Einsatz hat einen klaren Start, ein klares Ergebnis und eine fachliche Prüfung.
• Besprechungsprotokolle, Dokumentenklassifizierung und wiederkehrende Verwaltungsentwürfe eignen sich oft für einen Test.
• Vertrauliche Projekt- und Personaldaten brauchen vorab eine Datenschutzprüfung.
• Der Erfolg wird an einer Kennzahl gemessen, etwa Bearbeitungszeit, Rückfragen oder Korrekturen.

Vier Fragen vor dem Toolvergleich

Kommt der Ablauf regelmäßig vor? Ein Test liefert nur dann Erkenntnisse, wenn das Team ihn mehrfach anwenden kann.

Ist das Ergebnis eindeutig? Ein Protokoll, eine Klassifizierung oder ein Antwortentwurf lassen sich gegen eine Vorlage prüfen.

Wer trägt die fachliche Verantwortung? Eine benannte Person prüft das Ergebnis vor Versand, Ablage oder Übergabe.

Welche Daten gehen in das System? Kläre Herkunft, Zweck, Zugriff und Löschfristen. Die DSK nennt unter anderem Rechtsgrundlage, Transparenz und technische sowie organisatorische Maßnahmen als Prüfpunkte. [1]

Drei geeignete Startpunkte

Besprechungsprotokolle: Die KI überführt Notizen in eine feste Vorlage mit Beschlüssen, Aufgaben, Verantwortlichen und Terminen.

Dokumente vorbereiten: Die KI schlägt Schlagworte, Dokumentarten oder eine Ablage vor. Die Ablagelogik und Freigabe bleiben im Team.

Wiederkehrende Verwaltung: Eine KI erstellt Entwürfe aus klaren Eingaben, etwa für Standardschreiben oder interne Anfragen. Die verantwortliche Person gibt den Inhalt frei.

Diese Fälle lassen sich vor dem nächsten Schritt kontrollieren.

Ein Pilot braucht einen sichtbaren Rahmen

„Wir testen das mal“ reicht als Arbeitsauftrag nicht aus.

Schreibe den Test so auf, dass jede beteiligte Person dieselbe Erwartung liest.

Ein Beispiel für Protokolle:

→ Zeitraum: vier Besprechungen in vier Wochen

→ Eingabe: freigegebene Notizen nach der Besprechung

→ Ausgabe: Protokollentwurf mit Beschlüssen, Aufgaben, Verantwortlichen und Terminen

→ Prüfung: Projektleiter prüft und gibt frei

→ Grenze: Kein Entwurf geht ungeprüft an Bauherr oder Fachplaner

Dieser Rahmen schützt das Team vor einer falschen Erwartung. Die KI soll hier keinen Projektleiter ersetzen. Sie bereitet einen klaren, wiederkehrenden Arbeitsschritt vor.

Was nach dem Test auf den Tisch gehört

Nach vier Wochen brauchst du kein Stimmungsbild aus dem Bauch.

Du brauchst eine Entscheidung.

Schau dir dafür fünf Fragen an:

→ Wurde die Vorlage in jedem Vorgang genutzt?

→ Wie viel Zeit hat die verantwortliche Person pro Vorgang gebraucht?

→ Welche Fehler mussten vor der Freigabe korrigiert werden?

→ Welche Information fehlte der KI wiederholt?

→ Würde das Team den Ablauf nächste Woche wieder nutzen?

Aus den Antworten folgt eine von drei Entscheidungen: weiterführen, die Vorlage verbessern oder den Test beenden.

Der Messpunkt kommt vor der Einführung

Miss fünf Vorgänge vor dem Test:

→ Bearbeitungszeit

→ Rückfragen

→ Nacharbeit

→ Korrekturen vor der Freigabe

Danach misst du dieselben Werte mit dem neuen Ablauf. Ohne Ausgangswert bleibt eine Demo eine Meinung.

Die Kennzahl muss zum Ablauf passen. Bei einer Dokumentenklassifizierung zählt etwa die Zahl korrekter Vorschläge. Bei einem Protokoll zählen die Minuten bis zum freigegebenen Entwurf und die Korrekturen durch den Projektleiter.

So wird aus „Die KI wirkt hilfreich“ eine überprüfbare Aussage über deinen Büroalltag.

Diese Woche selbst machen

Schreibe für einen Ablauf Eingabe, erwartetes Ergebnis, prüfende Person, vertrauliche Daten und Messwert auf eine Seite. Erst danach vergleichst du Werkzeuge.

Wo du stehst, in fünf Minuten

Mein Mini-Audit zeigt dir, ob ein Prozess in deinem Büro zuerst standardisiert, vereinfacht oder automatisiert werden sollte.

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Häufige Fragen

Welcher Prozess eignet sich als erster KI-Test?

Ein häufiger Ablauf mit klarer Eingabe, eindeutiger Ausgabe und fachlicher Prüfung.

Darf ich vertrauliche Projektdaten in ein KI-Tool geben?

Prüfe vorab Zweck, Rechtsgrundlage, Anbieter, Datenflüsse, Zugriffsrechte und Schutzmaßnahmen. Hole bei Bedarf Datenschutz- oder Rechtsberatung hinzu.

Wie groß sollte ein Pilot sein?

Ein Prozess, eine verantwortliche Person und ein messbarer Zeitraum reichen für den Start.

Müssen wir dafür alle Daten aus dem Büro freigeben?

Nein. Begrenze den Test auf die Daten, die für den ausgewählten Ablauf erforderlich sind. Prüfe vorab Zugriffsrechte, Aufbewahrung und Schutzmaßnahmen.

Quelle

[1] Datenschutzkonferenz: Künstliche Intelligenz und Datenschutz, Orientierungshilfe, 2024.